Lasciatecelo dire: ci avviciniamo ai quarant’anni di attività, e di eventi ne abbiamo visti tanti. Di tutte le forme e i colori, da quelli facili da organizzare a veri e propri incubi logistici.
La questione è, prima di tutto, semantica. Evento è tutto e niente: è il matrimonio per pochi intimi, ma anche quello tra famiglie di grandi imprenditori con castello esclusivo, arrivo degli sposi su Aston Martin d’epoca e decorazioni con fiori in via d’estinzione e foglia d’oro. È il concerto indie acustico organizzato nella radura durante un sensuale equinozio di primavera – ragazzi, questa sera registreremo anche il nostro primo video! – e sono le 10 date del Jova Beach Party, scatenate (e un po’ divisive). È la sfilata di moda per invitati selezionatissimi, con scenografia delle rovine di un tempio greco chiuso al pubblico, e la maratona da quarantamila iscritti che ferma una metropoli intera.
La sagra dell’arrosticino nel centro storico di vicoli strettissimi e il mercatino di Natale attorno al lago ghiacciato, con fiaccolata dei maestri di sci, colbacchi di lana bianca e vin brulé.
Risolta la teoria, passiamo alla pratica.
Come si organizza l’evento perfetto
Con una diversità così multiforme di eventi possibili, diventa chiara una cosa: non esiste una e una sola checklist che vi permetta di organizzare un generico “evento”. Chi doveva confrontarsi con il backstage dei Van Halen anni Ottanta, per esempio, doveva risolvere problemi ben diversi da chi organizza una convention di cosplay. E la sposa con quattro metri di strascico e dieci damigelle ha necessità diverse rispetto ad un consumato bluesman settantenne.
Come facciamo, allora?
1 – Giocate d’anticipo
Un sinonimo di questa regola? Autorizzazioni.
Siate chiari fin da subito con quello che vi serve da altri, con l’afflusso che prevedete, con i decibel e i parcheggi. E siate chiari, lato invitati/pubblico, non tanto con le necessità, quanto con i desideri e le possibili evoluzioni dell’evento.
Tra le cose più spiacevoli che possono capitare quando ci si perde qualche pezzo in questa fase, ci sono il dj che deve fermare la musica un’ora prima nonostante il matrimonio si sia appena scatenato, il parcheggio che viene concesso solo in parte, i vicini del quartiere che, esasperati dall’ennesima Notte del reggaeton selvaggio, decidono che le auto degli spettatori potrebbero guadagnarne da un‘incisione fatta a mano.
E la possibilità che l’evento venga annullato a causa delle mancate autorizzazioni proprio il giorno prima, con la comunicazione social che batte già da un mese.
2 – Calcolate l’afflusso
Questa è una buona prassi, e vale per il matrimonio come per un festival live. Così come 40 ospiti non sono 300 (come minimo, servono più tavoli), un manipolo di fedelissimi più le morose dei musicisti occupano (e chiedono) meno rispetto ai 120.000 del Campovolo di Ligabue del 2011.
3 – Con l’afflusso va calcolato anche… il flusso
Ci sono regole scritte nelle normative, e c’è il buonsenso. Gli ospiti hanno bisogni, e questi bisogni sono da tenere in considerazione per quantità e per… ambientazione.
È per questo che negli anni abbiamo messo a punto diverse linee di bagni mobili, pensati per ogni tipo di esigenza: dal grande numero all’estetica più raffinata.
Dicevamo 120.000 ospiti? Scegliete i Top San: subito riconoscibili nella bolgia, pratici, robusti. Meno invitati? La scelta non manca. Ci sono ad esempio gli E-Pee, più casual, con interni piacevoli e dettagli innovativi, e gli eleganti Moveep della linea Elite: design raffinato, possibilità di personalizzare l’allestimento, presidio di personale specializzato per tutta la durata dell’evento.
4 – I dettagli, i dettagli
Non c’è solo il diavolo, nei dettagli: c’è anche l’evento perfettamente riuscito. E dato che del vostro evento se ne parlerà, potenzialmente, per giorni a venire (nel caso di certi matrimoni, i resoconti diventano leggende che durano nel tempo), conviene curare ogni cosa.
Giusto per mettere le mani avanti: esistono figure professionali che potete pagare perché pensino a tutto quello che può andare storto.
Gli invitati non hanno un posto dove appoggiare il prosecchino perché la mini quiche alla mazzancolla si deve mangiare per forza con la forchettina? Il food truck è posizionato male e sta affumicando la platea all’aperto del Re Lear rivisitato? Non sono state messe tutte le deviazioni necessarie, e ora le famiglie iscritte alla passeggiata 5 km non competitiva sono finite nel quartiere malfamato della città?
Pagate quel professionista.
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